Strumenti per la progettazione

In questa sezione alleghiamo alcuni strumenti e materiali utili per la progettazione e rimandiamo ai principali link utili per approfondire alcuni aspetti e fasi chiave del processo progettuale (identificabili attraverso i titoli delle sezioni seguenti).

Per ogni richiesta di consulenza, di maggiore approfondimento o per l’organizzazione di momenti formativi, vi invitiamo a scrivere a bandi@csv.vda.it


Il ciclo di vita del progetto

Il progetto è un insieme di attività che coinvolge risorse umane e finanziarie, sulla base di un specifico finanziamento.

Il ciclo del progetto (Project Cycle Management - PCM) è la pianificazione e conduzione del progetto, secondo una sequenza stabilita, che va dalla identificazione di una idea alla sua attuazione.

 

Possiamo dire che esistono delle fasi “standard” che caratterizzano quello che viene conosciuto come il “ciclo del progetto”. Il manuale della Unione Europea (2004), illustra le 6 fasi costitutive del ciclo.

 

Programmazione indicativa: riguarda le scelte che ogni singolo fa per definire la propria presenza in un determinato contesto con i suoi progetti.

 

Identificazione: in questa fase si prende in considerazione il percorso che va dall’analisi dei bisogni alla definizione degli obiettivi progettuali.

 

Istruzione: in questa fase si prende in considerazione il percorso che va dagli obiettivi alla redazione del documento di progetto (pronto per essere presentato ai propri stakeholders o all’eventuale finanziatore).

 

Finanziamento: in questa fase si prende in considerazione il percorso che va dal documento di progetto al reperimento delle risorse necessarie (approvazione progetto e azioni conseguenti).

 

Messa in opera: in questa fase si prende in considerazione il percorso che va dall’ottenimento delle  risorse al raggiungimento degli obiettivi progettuali.

 

 Valutazione: si tratta del controllo e la verifica dell’andamento del progetto verso gli

obiettivi progettuali.

L’interazione tra le diverse fasi è di passaggio dall’una all’atra ed infine gli elementi raccolti con la valutazione vanno ad arricchire una successiva fase di programmazione indicativa.

 

Si allegano due manuali di PCM (EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Humanitarian Aid – ECHO e Presidenza del Consiglio dei Ministri Formez Dipartimento della Funzione Pubblica) e si invita a visitare le pagine web dell’Unione Europea dedicate ai finanziamenti (qui in inglese, qui in francese) e la pagina del Formez Dipartimento della Funzione Pubblica.


Dall’analisi dei bisogni alla definizione degli obiettivi progettuali.

Come specificato nella sezione dedicata al ciclo del progetto (Project Cycle Management - PCM), nella fse di identificazione: in questa fase si prende in considerazione il percorso che va dall’analisi dei bisogni alla definizione degli obiettivi progettuali.

 

In questa fase è utile reperire tutta una serie d’informazioni che servono ad avere una mappa tematica del contesto per capirne la situazione di partenza. A seconda del contesto da analizzare, può trattarsi di dati demografici, di dati economici (esempio, fonti di reddito, salari), di dati oggettivi sugli elementi strutturali (esempio, servizi pubblici, infrastrutture).

 

Esistono alcuni strumenti tecnici che possono essere utilizzati in questa fase, per esempio la tecnica GIS, il metodo SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats) o la stakeholders analysis (esempio, la mappa di potere).

 

Una volta definiti gli “attori” coinvolti, la tipologica di beneficiari e la problematica da trattare, bisogna analizzare in profondità queste problematiche allo scopo di decidere come verrà “attaccato” il problema e quindi definire gli obiettivi progettuali (strategia) e conseguentemente le attività e loro modalità specifiche di realizzazione (tattica). Lo strumento suggerito in questa fase è il metodo ZOPP (ZielOrientierte Projektplanung) sviluppato dall’agenzia tedesca di cooperazione GTZ

 

Questo strumento ci servirà a definire i livelli tattici e strategici di un progetto. In effetti, il metodo, basato sul legame causa-effetto, ha due passaggi fondamentali: l’elaborazione dell’albero dei problemi e dell’albero degli obiettivi.


Dall’istruzione alla messa in opera

Con l’istruzione di un progetto intendiamo tutti i passaggi che vengono fatti per passare dagli obiettivi alla redazione del documento di progetto. Il documento di progetto non è ancora il progetto in forma definitiva: serve per interloquire con i propri stakeholders e per essere utilizzato per la presentazione all’eventuale finanziatore.

 

In questo passaggio, occorre riprendere le tecniche e i metodi illustrati per la costruzione degli obiettivi. Un progetto ha quattro livelli progettuali principali: tre sono i livelli degli obiettivi e uno delle attività. Può essere utile fare riferimento al metodo del quadro logico (ormai molto diffuso presso tutte le agenzie e presso i finanziatori, vedi una sintesi della Formez).

 

Per quanto riguarda la ricerca di un finanziatore occorre sempre saper rappresentare l’identità (mission) dell’organizzazione e la buona causa (vision) per la quale intende istituire il progetto e raccogliere i fondi.

La percezione e la rappresentazione della buona causa influiscono sui finanziatori: ci sono tematiche che alcuni interlocutori sono più propensi di altri a finanziare.

 

Una volta presentato il progetto ad un finanziatore e approvato il finanziamento, il progetto viene messo in opera. Solitamente si ri-programmano in dettaglio le attività (per la pianificazione si può fare riferimento al diagramma di Gantt). In sintesi, si tratta di definire precisamente chi-fa-cosa-come-con quali risorse-quando ?, ecc

Il percorso delle risorse finanziarie esterne dovrà essere stabilito con chiarezza sia in andata che in ritorno (budget preventivo, bonifici, spese, fatture, prima nota, rendiconti, ecc.). L’apporto delle risorse interne deve essere definito chiaramente: qualità, quantità, tempistica, ecc.

 

Per approfondimenti rispetto a questa fase del percorso progettuale, rimando al sito di Sordelli e alla sezione - nel medesimo sito - i testi da scaricare (in particolare, come leggere un bando?


Valutazione e rendicontazione

Questi due passaggi finali del ciclo di progetto sono tra i più delicati. Si tratta del controllo e la verifica dell’andamento del progetto rispetto ai risultati attesi e al finanziamento ricevuto.

 

Rispetto alla valutazione, si possono distinguere tre concetti diversi: Monitoraggio, Audit e Valutazione. Con monitoraggio si intende il controllo del grado di realizzazione delle attività, del grado di raggiungimento dei risultati e del grado di utilizzo delle risorse. Il monitoraggio agisce quindi sugli aspetti “tattici” di un progetto (risorse, attività e risultati).

L’audit, invece, è l’esame destinato ad apprezzare in quale misura una situazione, un processo o una performance è conforme alle norme o ai criteri predeterminati, e redazione di una relazione esponendo i risultati.

La valutazione, infine,  agisce sugli aspetti “strategici” di un progetto (obiettivo specifico e obiettivo generale). La valutazione va fatta per controllare che il progetto produca i benefici previsti (impatto). La valutazione serve a misurare (laddove è possibile) o stimare i cambiamenti introdotti da un progetto all’interno di un Sistema (per procedere a una corretta valutazione occorre aver ben definito gli obiettivi e gli indicatori, ossia lo strumento che serve a misurare il grado di raggiungimento di un obiettivo).

 

 

Chi presenta un progetto a un finanziatore di norma, a chiusura del progetto, è tenuto a presentare una rendicontazione delle spese effettuate accompagnata da una relazione finale descrittiva di quanto realizzato. In questa fase, è importate avere presente quali fossero le voci di costo ammissibili da bando.

La rendicontazione, in generale, salvo variazioni di budget, va formulata sulla base dello schema di preventivo di spesa approvato presentando validi giustificativi di spesa.

Si allega, come esempio, il modello di rendiconto allegato al bando per il finanziamento dei progetti sociali del Csv vda.


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