Libri Sociali e Verbali
i libri sociali e i verbali
La riforma del Terzo settore ha per la prima volta codificato l’obbligo della tenuta di alcuni libri sociali, similmente a quanto già previsto per le società, utili agli associati o aderenti per seguire e controllare la vita degli enti del Terzo settore.
Oltre alle scritture contabili e al registro dei volontari, gli enti del Terzo settore devono tenere i seguenti libri sociali:
- il libro degli associati o aderenti a cura dell’organo di amministrazione;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico a cura dell’organo di amministrazione;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione, dell’organo di controllo, e di eventuali altri organi sociali.
Gli associati hanno il diritto di esaminare i libri sociali (tranne per gli enti religiosi civilmente riconosciuti) secondo le modalità previste dall’atto costitutivo o dallo Statuto.
il libro degli associati
Il Libro degli associati è da conservare presso la propria sede legale e contiene tutte le informazioni necessarie all’identificazione delle persone validamente aderenti al sodalizio e conseguentemente a definire i quorum costitutivi per le riunioni richiesti dallo Statuto, oltre a dare legittimità di intervento e di voto al socio iscritto.
Il Libro degli associati deve contenere per ogni socio, oltre alla data di iscrizione, i dati che permettono di identificare il socio in modo univoco e pertanto si potrebbe richiedere e riportare:
- nome e cognome
- data e luogo di nascita
- indirizzo di residenza
- codice fiscale
- data di versamento della quota sociale annuale
- data di ammissione a socio ed eventualmente di esclusione.
Il candidato socio può essere tale solo dal momento di effettiva iscrizione del suo nominativo nel Libro degli associati.
Verbale di riunione e libro delle adunanze degli organi sociali
In sede di verifica fiscale tra i primi documenti ad essere richiesti ci sono i Libri sociali contenenti i verbali redatti durante le riunioni del Consiglio direttivo e dall’Assemblea dei soci.
Sui verbali è possibile infatti verificare:
- l’esistenza di un’effettiva partecipazione dei soci;
- l’applicazione del principio della democraticità interna.
Inoltre il Codice del Terzo Settore prevede che l’Ufficio del RUNTS e l’amministrazione finanziaria effettuino controlli per accertare:
- il perseguimento delle finalità civiche, solidaristiche o di utilità sociale;
- il possesso dei requisiti richiesti per fruire le agevolazioni fiscali per i soggetti iscritti al RUNTS.
La dimostrazione del possesso di tali peculiarità avviene anche nella corretta redazione dei verbali dell’assemblea dei soci e delle riunioni del Consiglio direttivo.
L’art. 2375 del Codice Civile, pur riguardando le società e non le associazioni, ci può aiutare a capire cosa deve contenere un verbale di una riunione collegiale.
Il verbale deve:
- indicare la data dell’assemblea;
- l’identità dei partecipanti;
- le modalità e il risultato delle votazioni;
- consentire l’identificazione dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti.
Nel verbale devono anche essere riassunte, su richiesta dei soci, le loro dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno.
Tutti i verbali delle riunioni degli organi sociali sottoscritti dal presidente e dal segretario dell’organo sono archiviati nel Libro sociale in ordine cronologico e numerati in ogni pagina.
