Vita Associativa

La vita di un’associazione è scandita dal principio democratico e dalla conseguente trasparenza delle decisioni e che sottende a ogni aspetto civilistico e amministrativo. E’ necessario operare tenendo a mente questi due aspetti e occuparsi:

della propria governance
degli associati
dei volontari
dei libri sociali che contengono le decisioni che riguardano governance, associati e volontari.

La Governance

La governance è il sistema di conduzione e di direzione dell’associazione.

Le ODV e APS normalmente hanno un sistema di governance basato sulla centralità dell’Assemblea degli associati che è l’organo collettivo sovrano per eccellenza: essa è il luogo in cui la collegialità dell’associazionismo si esprime. L’Assemblea demanda poi a un organo amministrativo l’amministrazione ordinaria e straordinaria dell’ente. In ultimo il Presidente è la persona attraverso la quale l’associazione è rappresentata verso i terzi. ll Codice del Terzo settore norma anche l’eventuale organo di controllo e gli eventuali revisori dei conti.

ASSEMBLEA

Nell’assemblea delle associazioni di Terzo settore vige il principio “una testa un voto”. Agli associati che siano enti del Terzo settore, l’atto costitutivo o lo statuto possono però attribuire più voti, sino ad un massimo di cinque, in proporzione al numero dei loro associati o aderenti.

Quando compatibili, si applicano le norme del codice civile sul conflitto di interessi. Nel caso in cui una deliberazione risulti approvata con il voto determinante di un socio in conflitto di interessi con l’associazione, tale deliberazione può essere impugnata.

Salvo che l’atto costitutivo o lo statuto non dispongano diversamente, nell’assemblea delle associazioni di terzo settore:

hanno diritto di voto tutti coloro che sono iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati. In questo caso, lo statuto può ridurre tale previsione temporale (anche azzerandola), ma non aumentarla, in quanto il termine massimo di tre mesi è previsto in osservanza dei principi di democraticità, pari opportunità ed uguaglianza tra gli associati imposto dalla legge;
ciascun associato può farsi rappresentare nell’assemblea da un altro associato mediante delega scritta;
ciascun associato può rappresentare sino a un massimo di tre associati nelle associazioni con un numero inferiore a cinquecento e di cinque associati in quelle con un numero non inferiore a cinquecento.

Le competenze inderogabili dell’assemblea delle associazioni del Terzo settore sono le seguenti:

nomina e revoca dei componenti degli organi sociali;
nomina e revoca, quando previsto, del soggetto incaricato della revisione legale dei conti;
approvazione del bilancio;
deliberazione sulla responsabilità dei componenti degli organi sociali e promozione di azione di responsabilità nei loro confronti;
deliberazione sull’esclusione degli associati, se l’atto costitutivo o lo statuto non attribuiscono la relativa competenza ad altro organo eletto dall’assemblea stessa;
deliberazione sulle modificazioni dell’atto costitutivo o dello statuto;
approvazione dell’eventuale regolamento dei lavori assembleari;
deliberazione in merito allo scioglimento, trasformazione, fusione o la scissione dell’associazione;
deliberazione sugli altri oggetti attribuiti dalla legge, dall’atto costitutivo o dallo statuto alla sua competenza.

Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità gli amministratori non hanno voto.

Lo statuto può prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, purché sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipa e vota.

ORGANO DI AMMINISTRAZIONE

Il Consiglio direttivo rappresenta, assieme all’Assemblea degli associati, l’altro organo fondamentale e obbligatorio in un’associazione. Esso è l’organo esecutivo che si occupa della gestione concreta e quotidiana della vita associativa. Ai consiglieri – che devono essere individuati in prevalenza dall’Assemblea – spetta il compito di amministrare l’ente, svolgendo le mansioni indicate nello Statuto e deliberate di volta in volta dagli associati riuniti in Assemblea. I membri del Consiglio direttivo decadono dal loro ufficio se interdetti, inabilitati, falliti, o chi è stato condannato a una pena che comporta l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi.
Lo statuto può subordinare l’assunzione della carica di amministratore al possesso di specifici requisiti di onorabilità, professionalità ed indipendenza, anche con riferimento ai requisiti al riguardo previsti da codici di comportamento redatti da associazioni di rappresentanza o reti associative del Terzo settore.
La nomina di uno o più amministratori può:

avvenire scegliendo tra gli appartenenti alle diverse categorie di associati;
essere attribuita ad enti del Terzo settore o senza scopo di lucro, ad enti religiosi o a lavoratori o utenti dell’ente. In ogni caso, la nomina della maggioranza degli amministratori è riservata all’assemblea.

Gli amministratori, entro 30 giorni dalla notizia della loro nomina, devono chiederne l’iscrizione nel RUNTS indicando per ciascuno di essi il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita, il domicilio e la cittadinanza, nonché a quali di essi è attribuita la rappresentanza dell’ente, precisando se disgiuntamente o congiuntamente.
Il potere di rappresentanza attribuito agli amministratori è generale. Le limitazioni del potere di rappresentanza non sono opponibili ai terzi se non sono iscritte nel RUNTS o se non si prova che i terzi ne erano a conoscenza. Questo significa che si possono decidere limitazioni a tale potere, ma queste ultime non possono essere fatte valere contro i terzi, a meno che non le si iscriva nel RUNTS o non si provi che i terzi ne erano comunque a conoscenza.
In merito alla responsabilità degli amministratori, valgono le previsioni del codice civile per le società. L’azione di responsabilità degli amministratori è esercitabile da almeno un decimo degli associati, dall’organo di controllo, dal soggetto incaricato della revisione legale dei conti ovvero dal pubblico ministero.

PRESIDENTE

L’Art. 25 del Codice del terzo settore, in armonia con i principi costituzionali di libertà organizzativa delle associazioni (art. 18 della Costituzione) attribuisce all’Assemblea il potere di nomina e revoca dei componenti degli organi sociali. Tale volontà è declinata nello statuto attraverso l’elezione diretta del presidente da parte dell’assemblea o indiretta da parte di un organo comunque eletto dall’assemblea (organo di amministrazione ad esempio).

Nel caso di enti con più di 500 associati si prevede la possibilità di derogare a tale principio, purchè sia comunque garantito il rispetto dei principi di democrazia, pari opportunità e uguaglianza degli associati e quello di elettività delle cariche sociali. Si ricorda comunque che, anche nell’ipotesi di elezione indiretta del presidente, proprio perché tale individuazione è comunque fondata su di una volontà assembleare, deve essere garantito, in capo all’assemblea, il potere di revoca nei confronti del presidente, al pari delle competenze dell’assemblea in tema di responsabilità.

Il Presidente può essere eletto dall’assemblea (elezione diretta) o dal Consiglio direttivo (elezione indiretta) a garanzia della democraticità della sua elezione.

ORGANO DI CONTROLLO E REVISORI LEGALI

Nelle associazioni del Terzo settore, la nomina di un organo di controllo, anche monocratico, è obbligatoria quando siano superati per due esercizi consecutivi due dei seguenti limiti (questo vale finché non si scenda di nuovo al di sotto dei limiti per due esercizi consecutivi):

totale dell’attivo dello stato patrimoniale: 110.000 euro;
ricavi, rendite, proventi, entrate comunque denominate: 220.000 euro;
dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 5 unità.

I componenti dell’organo di controllo devono essere scelti tra le categorie di soggetti di cui all’articolo 2397, comma secondo, del codice civile. Nel caso di organo di controllo collegiale, questi requisiti devono essere posseduti da almeno uno dei componenti.
L’organo di controllo deve:

vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto;
vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;
vigilare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile, e sul suo concreto funzionamento;
monitorare l’osservanza delle finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale;
attestare che il bilancio sociale sia stato redatto in conformità alle linee guida ministeriali poichè il bilancio sociale dà atto degli esiti del monitoraggio svolto dall’organo di controllo.

All’organo di controllo può essere affidata anche la revisione legale dei conti qualora vengano superati per due esercizi consecutivi due dei seguenti limiti:

totale dell’attivo dello stato patrimoniale: 1.100.000,00 euro;
ricavi, rendite, proventi, entrate comunque denominate: 2.200.000,00 euro;
dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 12 unità.

In tal caso, l’organo di controllo deve essere composto interamente da revisori legali iscritti nell’apposito registro.

I componenti dell’organo di controllo possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti di ispezione e di controllo, e a tal fine, possono chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari.

La nomina dell’organo di controllo è obbligatoria, anche monocratico, quando:

l’ETS è una fondazione del Terzo settore;
siano stati costituiti patrimoni destinati ai sensi dell’articolo 10 del codice del Terzo settore.

L’ORGANO DI CONTROLLO IN PILLOLE

DISPOSIZIONI E NORME

APPROFONDIMENTI

Da chi è individuato il Presidente

I verbali e le procedure dell’organo di controllo: le indicazioni del Consiglio nazionale dei Dottori Commercialisti

Gli Associati

L’associazione è una tipica struttura aperta: chiunque può chiedere di diventare socio purché decida di condividere e accettare i valori e le regole previste dallo statuto.

Tutti gli associati godono degli stessi diritti e doveri di partecipazione alla vita dell’associazione e alle sue attività. L’associazione infatti deve agire nel rispetto dei principi di democraticità, pari opportunità ed eguaglianza di tutti gli associati e di elettività delle cariche sociali.

I diritti di un associato sono:

partecipare a tutte le attività promosse dall’associazione senza limiti e discriminazioni;
esercitare il diritto di voto in assemblea per coloro che sono iscritti da almeno 3 mesi sul libro soci se non diversamente disposto in statuto;
eleggere gli organi sociali e essere eletti tra gli organi;
controllare l’andamento dell’associazione;
consultare i libri sociali;
dimettersi.

I doveri di un associato sono:

rispettare lo statuto e gli eventuali regolamenti;
osservare le norme interne dell’associazione e le decisioni adottate dagli organi sociali;
versare la quota sociale annuale stabilita dall’Assemblea;
mantenere un comportamento conforme alle finalità dell’associazione e improntato alla correttezza nei confronti degli altri associati e degli utenti.

Gli argomenti legati agli associati sono i seguenti:

Procedure di ammissione a socio
Diniego di iscrizione
Requisiti di ammissione non discriminatori
Esclusione degli associati

AMMISSIONE

La corretta procedura di ammissione di un aspirante socio è la seguente:

l’aspirante socio compila un modulo di richiesta di adesione, che riporta i suoi dati anagrafici, la dichiarazione di rispetto dello statuto e dei regolamenti dell’associazione, la sua firma e la firma relativa alla informativa sulla privacy per la gestione dei suoi dati personali. Nel caso in cui l’aspirante sia minorenne, il modulo deve essere compilato e firmato per suo conto dai genitori.
Successivamente, il Consiglio Direttivo si riunisce per decidere per l’approvazione o la negazione della domanda di adesione, tenendo conto di quanto previsto dagli atti associativi e dei requisiti richiesti per ottenere la qualifica di socio.
Quando l’aspirante sarà ammesso, il suo nominativo dovrà essere annotato nel libro soci.
Successivamente alla sua iscrizione, il socio dovrà annualmente pagare la quota associativa fissata dal Consiglio Direttivo. Il mancato pagamento della quota potrà essere motivo sufficiente per la sua espulsione dall’associazione.

DINIEGO ISCRIZIONE

II carattere aperto delle associazioni all’ammissione di nuovi associati permette comunque al Consiglio direttivo la possibilità di rigettare con deliberazione motivata la domanda di ammissione comunicandola agli interessati. Se lo Statuto non prevede diversamente, il Consiglio direttivo deve comunicarlo entro sessanta giorni e chi ha proposto la domanda può, entro sessanta giorni dalla comunicazione della deliberazione di rigetto, chiedere che sulle domande di ammissione negate si pronunci l’assemblea.

REQUISITI DI AMMISSIONE NON DISCRIMINATORI

Un’associazione dovrebbe fissare nel proprio statuto i requisiti per l’ammissione di nuovi associati anche al fine di consentire agli aspiranti associati di verificare la conformità alle previsioni statutarie nonché di definire, attraverso le caratteristiche degli associati, l’identità dell’associazione stessa, i suoi valori, le finalità e le attività da essa svolte. In questo modo il potenziale associato potrà riconoscersi e sarà chiamato a rispettare e condividere, valorizzando così al massimo grado la scelta libera e volontaria alla base della richiesta di adesione e, successivamente, del rapporto associativo. Resta inteso che la domanda deve essere esaminata e deliberata dal Consiglio direttivo secondo criteri non discriminatori senza distinzione di sesso, di razza, di lingua, di religione, di opinioni politiche, di condizioni personali e sociali, coerenti con le finalità perseguite e l’attività di interesse generale svolta.

Di seguito alcuni casi particolari per cui è necessario valutare con attenzione se prevedere eventuali requisiti di ammissione:

il requisito della maggior età ai fini dell’ammissione potrebbe non essere coerente con specifiche finalità civiche o solidaristiche e con attività che possano essere svolte anche da associati minorenni sia pure sotto il coordinamento e la rappresentanza di associati adulti. In questo caso il requisito potrebbe essere ragionevolmente ridotto, ad esempio consentendo l’ammissione di soci ultraquattordicenni; lo stesso requisito della maggior età, in ragione della potenziale intrinseca pericolosità delle attività di riferimento, potrebbe invece risultare ammissibile nel caso di un’associazione che operi nel settore della protezione civile ad esempio. Con riferimento al diritto di voto, recenti orientamenti giurisprudenziali (Cass. Sez. VI 04.10.2017 n. 23228) hanno chiarito che non sia possibile escludere dal diritto di voto gli associati minorenni, considerato che il relativo esercizio, in caso di minore età, deve ritenersi attribuito ex lege, per i soci minori, agli esercenti la responsabilità genitoriale sugli stessi.
l’assenza di condanne penali è un requisito da richiedere in fase di ammissione quando si tratti di un reato per sua natura incompatibile con le finalità associative e con le attività svolte dall’associazione.
il requisito di cittadinanza italiana richiamando le leggi che regolano condizione giuridica dello straniero residente sul territorio nazionale (art. 10 della Costituzione) e precludono solo lo svolgimento delle attività connesse all’esercizio dei pubblici poteri consentendogli di beneficiare dei diritti civili e sociali se non dei diritti politici (salvo casi particolari).
il requisito del possesso di un titolo di studio (o di una eventuale abilitazione professionale) per lo svolgimento delle attività di interesse generale che devono essere svolte in conformità alle norme particolari non risulta essere discriminatorio poiché l’associazione pone in essere una molteplicità di azioni attraverso la generalità dei suoi associati e invece affida le attività specifiche ai soli soci abilitati conformemente alla normativa specifica.
la previsione del requisito che il socio non assuma nei confronti dell’associazione posizioni diffamatorie individuali o all’interno di gruppi sembra lecita: l’associazione può richiedere una condotta “pubblica” in linea con i valori e le finalità che caratterizzano l’associazione stessa. Ciò soprattutto nel caso in cui gli aspiranti soci abbiano espressamente e pubblicamente manifestato idee o posto in essere comportamenti apertamente contrastanti con i valori e le finalità associative tali che l’ammissione nell’associazione possano dar luogo a un danno concreto nei confronti dell’associazione stessa.

ESCLUSIONE

L’esclusione di un associato è deliberata dall’assemblea se lo statuto non attribuisce la decisione ad altro organo eletto dall’assemblea.

L’esclusione è deliberata per gravi motivi e per comportamento contrastante con gli scopi statutari. L’associato può ricorrere all’autorità giudiziaria entro sei mesi dalla notifica della deliberazione. L’associato escluso non avrà alcun diritto sul patrimonio dell’associazione.

DISPOSIZIONI E NORME

Nota ministeriale n. 1309 del 06/02/2019: discriminazione e ammissione associati

APPROFONDIMENTI

Ordinamento e vita Associativa: ebook di Cantiere Terzo settore
Requisiti ammissione nuovi associati: approfondimenti giuridici del CSV VDA
Recesso ed esclusione degli associati: approfondimenti giuridici del CSV VDA
Le quote associative: approfondimenti giuridici del CSV VDA

I volontari

Il ruolo del volontario e le attività di volontariato sono definiti dall’art. 17 del Codice del Terzo settore. Il volontario è una persona che, per sua libera scelta, svolge attività in favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un ente del Terzo settore, mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità per promuovere risposte ai bisogni delle persone e delle comunità beneficiarie della sua azione, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà.

I VOLONTARI E IL RIMBORSO SPESE

Il comma 3 dell’articolo 17 stabilisce che l’attività del volontario non possa essere retribuita in alcun modo nemmeno dal beneficiario.

Al volontario infatti possono essere rimborsate dall’ente del Terzo settore tramite il quale svolge l’attività soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall’ente medesimo. Sono in ogni caso vietati rimborsi spese di tipo forfettario.

Le spese sostenute dal volontario possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione (ai sensi dell’articolo 46 del SDPR 28 dicembre 2000, n. 445) purché:

non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili;
l’organo sociale competente deliberi sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso (ad esclusione delle attività di volontariato aventi ad oggetto la donazione di sangue e di organi).

I VOLONTARI E IL LAVORO

L’art. 17 del Codice del Terzo settore stabilisce che la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge la propria attività volontaria.
Il Codice non considera volontario l’associato che occasionalmente coadiuvi gli organi sociali nello svolgimento delle loro funzioni.

I lavoratori subordinati che intendano svolgere attività di volontariato in un ente del Terzo settore hanno diritto di usufruire delle forme di flessibilità di orario di lavoro o delle turnazioni previste dai contratti o dagli accordi collettivi, compatibilmente con l’organizzazione aziendale. Sono esclusi da tali limiti gli operatori volontari del servizio civile universale, il personale impiegato all’estero a titolo volontario nelle attività di cooperazione internazionale allo sviluppo, nonché gli operatori che prestano le attività di cui alla legge 21 marzo 2001, n. 74 (Corpo nazionale soccorso alpino e speleologico).

Deve essere considerata attività di volontariato non solamente quella rivolta allo svolgimento di una o più attività di interesse generale, ma anche quella relativa all’esercizio di una carica sociale, “in quanto strumentale all’implementazione dell’oggetto sociale dell’ente”, sempre che essa risponda ai requisiti di cui all’art.17, c.2 del Codice. In altre parole, un amministratore che svolga la propria carica senza venire retribuito deve essere considerato un volontario a tutti gli effetti, iscritto nel registro dei volontari e assicurato ai sensi dell’art.18, c.1 del Cts.

Per le ODV c’è un espresso divieto di retribuire le cariche sociali (art. 34, c.2 del CTS), ad eccezione dei membri dell’organo di controllo in possesso dei requisiti di cui all’art.2397, c.2 del codice civile. Divieto che invece non vi è per gli altri ETS, nei quali è possibile attribuire un compenso ai titolari di cariche sociali, sempre comunque nel rispetto delle disposizioni che regolano la distribuzione indiretta di utili (ed in particolare l’art.8, c.3, lett. a del CTS).

Quindi un amministratore di un ETS che svolga tale carica a titolo di volontariato non potrà in alcun modo essere retribuito dallo stesso per lo svolgimento di un’attività istituzionale. Nel caso in cui invece un soggetto voglia candidarsi a membro dell’organo di amministrazione di un ETS per il quale abbia svolto o stia svolgendo un’attività retribuita, lo potrà fare ma sarà necessario che, in caso di elezione, all’avvio dell’attività legata alla carica sociale (svolta in modo gratuito) la prestazione retribuita sia terminata e che durante l’incarico non ne vengano commissionate di ulteriori.

LE POLIZZE ASSICURATIVE OBBLIGATORIE

L’art. 18 del Codice del terzo settore prevede l’obbligo per gli ETS che si avvalgono dell’azione di volontari di assicurarli:

contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato;
per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività stessa.

IL REGISTRO DEI VOLONTARI

Tutti i soggetti che svolgono attività di volontariato in modo non occasionale devono essere inseriti nel registro dei volontari indipendentemente dal fatto che siano associati o meno.

Il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un altro pubblico ufficiale a ciò abilitato (solitamente un segretario comunale), che deve dichiarare nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.

Nel registro devono essere indicati, per ciascun volontario:

il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
la residenza o, in alternativa, il domicilio laddove non coincidente;
la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che devono corrispondere alla data di iscrizione e cancellazione della persona nel registro.

Per quanto riguarda i volontari “occasionali”, l’ente dovrà provvedere a raccogliere i dati di ognuno, a conservarli e a metterli a disposizione dell’impresa assicuratrice, secondo le modalità concordate con la stessa. È possibile inserire nel registro anche i volontari “occasionali”, in una sezione apposita e separata rispetto a quelli “non occasionali” indicando gli stessi dati dei “non occasionali”.

Richiedi il fac-simile del registro dei volontari inviando un’email a consulenza@csv.vda.it.

VOLONTARI OCCASIONALI E NON

Gli obblighi assicurativi valgono sia per i volontari “non occasionali” che per quelli “occasionali”.

Il codice del Terzo settore specifica che nel registro devono essere iscritti i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale (stabile).

POLIZZA UNICA TERZO SETTORE

La “Polizza Unica del Terzo Settore” è frutto di una convenzione tra CSVnet, Coordinamento nazionale dei Centri di Servizio, e Cattolica Assicurazioni – Agenzia Cavarretta Assicurazioni srl a cui il CSV della Valle d’Aosta ha aderito.

La convenzione consente alle organizzazioni di volontariato, alle associazioni di promozione sociale e a tutte le altre associazioni che aderiscono al mondo del terzo settore di assicurare i volontari contro infortuni e malattie connessi all’attività svolta a condizioni vantaggiose dal punto di vista economico e delle garanzie offerte.

Si tratta di una polizza completa e conveniente, dedicata espressamente alle esigenze di tutti gli enti del Terzo Settore le cui attività implichino attività di volontariato. È appositamente strutturata per andare incontro alle esigenze di tutela dei Volontari e rispondere agli obblighi imposti dal Codice del Terzo Settore.

Per informazioni, costi e dettagli sulla polizza è possibile visitare www.polizzaunicadelvolontariato.it e scaricare l’allegato di presentazione della Polizza.

LA FIGURA DEL VOLONTARIO IN PILLOLE

WEBINAR SULLA FIGURA DEL VOLONTARIO

WEBINAR SU ADEMPIMENTI PER LA GESTIONE DEI VOLONTARI

WEBINAR SULLA ASSICURAZIONE PER IL VOLONTARIATO

DISPOSIZIONI E NORME

APPROFONDIMENTI

Libri sociali e verbali

La riforma del Terzo settore ha per la prima volta codificato l’obbligo della tenuta di alcuni libri sociali, similmente a quanto già previsto per le società, utili agli associati o aderenti per seguire e controllare la vita degli enti del Terzo settore.

Oltre alle scritture contabili e al registro dei volontari, gli enti del Terzo settore devono tenere i seguenti libri sociali:

il libro degli associati o aderenti a cura dell’organo di amministrazione;
il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico a cura dell’organo di amministrazione;
il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione, dell’organo di controllo, e di eventuali altri organi sociali.

Gli associati hanno il diritto di esaminare i libri sociali (tranne per gli enti religiosi civilmente riconosciuti) secondo le modalità previste dall’atto costitutivo o dallo Statuto.

IL LIBRO DEGLI ASSOCIATI

Il Libro degli associati è da conservare presso la propria sede legale e contiene tutte le informazioni necessarie all’identificazione delle persone validamente aderenti al sodalizio e conseguentemente a definire i quorum costitutivi per le riunioni richiesti dallo Statuto, oltre a dare legittimità di intervento e di voto al socio iscritto.
Il Libro degli associati deve contenere per ogni socio, oltre alla data di iscrizione, i dati che permettono di identificare il socio in modo univoco e pertanto si potrebbe richiedere e riportare:

nome e cognome
data e luogo di nascita
indirizzo di residenza
codice fiscale
data di versamento della quota sociale annuale
data di ammissione a socio ed eventualmente di esclusione.

Il candidato socio può essere tale solo dal momento di effettiva iscrizione del suo nominativo nel Libro degli associati.

VERBALE DI RIUNIONE E LIBRO DELLE ADUNANZE DEGLI ORGANI SOCIALI

In sede di verifica fiscale tra i primi documenti ad essere richiesti ci sono i Libri sociali contenenti i verbali redatti durante le riunioni del Consiglio direttivo e dall’Assemblea dei soci.

Sui verbali è possibile infatti verificare:

l’esistenza di un’effettiva partecipazione dei soci;
l’applicazione del principio della democraticità interna.

Inoltre il Codice del Terzo Settore prevede che l’Ufficio del RUNTS e l’amministrazione finanziaria effettuino controlli per accertare:

il perseguimento delle finalità civiche, solidaristiche o di utilità sociale;
il possesso dei requisiti richiesti per fruire le agevolazioni fiscali per i soggetti iscritti al RUNTS.

La dimostrazione del possesso di tali peculiarità avviene anche nella corretta redazione dei verbali dell’assemblea dei soci e delle riunioni del Consiglio direttivo.
L’art. 2375 del Codice Civile, pur riguardando le società e non le associazioni, ci può aiutare a capire cosa deve contenere un verbale di una riunione collegiale.

Il verbale deve:

indicare la data dell’assemblea;
l’identità dei partecipanti;
le modalità e il risultato delle votazioni;
consentire l’identificazione dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti.

Nel verbale devono anche essere riassunte, su richiesta dei soci, le loro dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno.

Tutti i verbali delle riunioni degli organi sociali sottoscritti dal presidente e dal segretario dell’organo sono archiviati nel Libro sociale in ordine cronologico e numerati in ogni pagina.